Дзен делового письма или искусство написания жопы…

Ассистент технического директора и письма, письма, письма…

Работаю в офисе ассистентом технического директора… Честно говоря, должностную инструкцию на данную должность представляю слабо и, по правде сказать, её не читал, но приходится, входит ли это официально в должностные обязанности или нет, периодически писать письма в государственные органы, а также подрядчикам и партнерам…

 

Если ты не получаешь от меня писем, это еще не значит, что я их не пишу…

 

Если с письмами в государственные органы всё более-менее понятно — обычно это регламентированный формат и содержание письма, допускающее незначительные отклонения, то письма подрядчикам или партнерам зачастую носят творческий характер замаскированной жопы…

Поясню: в процессе ведения деятельности возникают моменты, невыгодные или неподходящие компании в данный момент времени и необходимо написать отказ от предложения, или неудовольствие действиями, или ещё какую-нибудь нерадужную для получателя информацию…

В процессе написания одного за другим писем с последующим фидбаком (ответными письмами) постиг дзен делового отказного письма, или искусство написания замаскированной жопы…

Вот тут и вступает в свою силу…

…дзен-система деловой переписки.

Начинается всё с уважительного обращения и позитивного перечисления достижений (возможных, невозможных и мечтаемых) адресата…

 

— (пишет) «Шарик, ты балбес!»
— Неправильно это. Если бланк поздравительный, адресата сначала поздравить надо.
(с) м/ф «Зима в Простоквашино»

 

Директору спец-предприятия «Напильники во имя мира»
Иванову Ивану Ивановичу

Уважаемый Иван Иванович,

Наши компании работают бок-о-бок в сфере производства напильников для улучшения жизни во Вселенной. Вы и Ваша компания очень много сделали, как для отрасли, так и для всей страны/мира/Вселенной…

Ваши выдающиеся производственные знания и большой бизнес-опыт позволили за сравнительно короткий завоевать значимое место на рынке производителей напильников.

А вот тут, на позитивной для адресата ноте, нужно подлить чуть-чуть негатива…

К сожалению, сообщаем, что больше не будем поставлять для Вас ручки для напильников, а также растянем оплату за ранее поставленные гвозди и работы по их заколачиванию на полгода вместо прежде оговоренных двух месяцев, в связи с глобальным потеплением, отрезавшим последние источники нашего финансирования…

И ещё чуть-чуть…

Также сообщаем, что в связи с оптимизацией бизнес-процессов в нашей компании, мы будем производить необходимые гвозди и напильники сами, посредством переквалифицированного и дополнительного персонала.

И снова подчеркнем значимость адресата для самого себя и окружающего мира.

Учитывая Ваш большой опыт и передовые идеи, надеемся на расширение вашей сферы деятельности и на продолжение сотрудничества  с вашей компанией на благо общества в новых передовых отраслях науки и техники.

Желаю Вам и Вашей компании процветания!

Генеральный директор ТОО «Ваши идеи нам»
Жадин Ничегонедам Пшелнахович

Данная схема письма не всегда будет работать и, в каждом случае, нужно индивидуально подходить к написанию, но сама концепция заслуживает внимания и может будет усовершенствована по мере роста практики…

Дмитрий Киселев

Профессиональный переводчик английского языка, специализирующийся на технических переводах в нефтегазовой промышленности и информационных технологиях.

More Posts - Website

  • Digg
  • Del.icio.us
  • StumbleUpon
  • Reddit
  • Twitter
  • RSS

Оставить комментарий